La gestion assurance
ne doit plus être freinée
par les mails, les pièces
et les relances.
Les échanges e-mail, WhatsApp et Telegram sont transformés en dossiers suivis, pièces classées, relances préparées, rendez-vous gérés et rapports actionnables. L'agent général garde la main ; le répétitif est absorbé.
Ne remplace pas le gestionnaire. Lui rend son temps et sécurise son suivi.
Le vrai coût n'est pas
le logiciel métier.
C'est tout ce qui gravite autour.
Les équipes assurance traitent des demandes fragmentées : un mail arrive, une pièce manque, un client répond sur WhatsApp, un expert envoie son rapport, un rendez-vous change, un justificatif est flou, une relance est oubliée.
E-mails, pièces jointes, photos WhatsApp, scans, PDF, constats, factures, devis, rapports d'expert, messages internes, demandes compagnie et échanges prestataires.
Les informations utiles sont lues dans un message, copiées dans un outil, renommées dans une GED, puis reprises dans une relance ou un compte rendu.
Pièces manquantes, signatures, kilométrage, justificatifs, rendez-vous et documents illisibles reposent souvent sur la mémoire d'un collaborateur.
L'agent général et les services internes voient trop tard les dossiers bloqués, les retards de réponse, les signatures en attente et les exceptions sensibles.
Le dossier avance quand l'information arrive au bon endroit, au bon moment, avec la bonne prochaine action.
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Un moteur de traitement multicanal
pour faire avancer chaque dossier.
Le système capte les informations entrantes, comprend le type de demande, rattache les documents au bon contexte, prépare les actions et met en validation ce qui doit rester sous contrôle humain.
Mail, WhatsApp, photo, PDF, scan, Telegram, dossier partagé, GED.
Client, contrat, sinistre, avenant, réclamation, pièce, échéance.
Complétude, lisibilité, doublon, cohérence, fraude possible.
Relance, rendez-vous, résumé, rapport, signature, action interne.
Validation, envoi, archive, preuve, statut, historique dossier.
Les décisions sensibles restent validées par un agent, un responsable ou un service interne.
Chaque automatisation suit les règles de l'agence : délais, droits, types de pièces, escalades.
Le système complète l'environnement en place : messagerie, GED, dossiers partagés, outil métier.
La boîte mail devient une file
opérationnelle,
pas un empilement de demandes.
Les e-mails entrants sont analysés, leur sujet détecté, les pièces jointes lues, le client ou le dossier identifié le traitement est préparé sans que l'équipe ait à tout rechercher manuellement.
Changement d'adresse, véhicule, conducteur, RIB, garanties, bénéficiaire, situation professionnelle.
Constat, déclaration, photos, devis, facture, rapport d'expertise, relance compagnie ou prestataire.
Suivi des délais, accusé de réception, preuve des réponses, escalade responsable.
Le client envoie
ses documents
depuis son téléphone.
WhatsApp devient un canal encadré : réception de pièces, accusés de réception, demandes de renvoi lisible, relances, prise de rendez-vous, rappels et messages de statut.
Numéro inconnu = aucune information confidentielle. Le système demande d'abord l'identification et bascule en validation humaine si besoin.
Photos, PDF, justificatifs, carte grise, permis, RIB, constat, facture, devis, rapport ou attestation.
Document flou, incomplet, coupé, illisible ou incohérent : un renvoi est demandé avant blocage.
Si une pièce manque, une relance est préparée ou envoyée selon le niveau d'automatisation autorisé.
Proposition de créneaux, confirmation, rappel la veille, modification ou annulation encadrée.
Chaque pièce reçue devient
une donnée exploitable,
pas seulement une pièce jointe.
Les documents et photos sont lus, les informations utiles extraites, un nommage est proposé, le rattachement au dossier est effectué et ce qui doit être vérifié est signalé.
| Type de pièce | Ce qui est lu | Action proposée |
|---|---|---|
| Carte grise | Immatriculation, titulaire, date, véhicule | Rattachement contrat auto, contrôle cohérence |
| Kilométrage photo | Valeur compteur, lisibilité, plaque associée si présente | Modification km, alerte si incohérence ou photo floue |
| Permis / CNI | Nom, prénom, date, cohérence identité | Validation humaine avant archivage sensible |
| RIB / mandat SEPA | IBAN, titulaire, banque, lisibilité | Contrôle doublon et validation avant changement |
| Constat / déclaration | Date, lieu, parties, références, circonstances | Ouverture ou enrichissement du sinistre |
| Devis / facture | Montant, fournisseur, TVA, date, objet | Rattachement prestataire, suivi règlement |
| Rapport d'expertise | Référence, conclusion, préconisations, montants | Résumé au gestionnaire, action compagnie/client |
Ex. AUTO_DUPONT_CarteGrise_AB123CD_2026-06-15.pdf chaque pièce est nommée selon les règles de l'agence.
Liste de contrôle par dossier : ce qui est reçu, attendu, illisible ou expiré.
Réception, extraction, validation et archivage sont historisés avec date, heure et utilisateur.
Les relances partent au bon moment,
avec le bon message
et la bonne pièce demandée.
Le système compare ce qui est attendu avec ce qui est reçu, prépare les relances et déclenche l'escalade quand le dossier reste bloqué. Le client est guidé ; l'équipe ne porte plus tout de mémoire.
Le client reçoit confirmation de réception et la liste des éléments encore attendus.
Message court avec le document manquant, exemple de photo attendue, lien de dépôt ou réponse WhatsApp.
L'impact est rappelé : dossier bloqué, avenant en attente, sinistre non complet, rendez-vous à confirmer.
Notification à l'agent général ou au service concerné avec résumé du blocage et action recommandée.
Reprise humaine : clôture, relance finale, appel client, report, transmission à un service interne.
Justificatif absent, photo floue, document expiré, page manquante.
Avenant, mandat, autorisation, devis, accord de prise en charge.
Confirmation, rappel, changement de créneau, absence de réponse.
Les rendez-vous clients, experts
et prestataires restent synchronisés
avec le dossier.
Des créneaux peuvent être proposés, un rendez-vous confirmé, le client rappelé, une pièce demandée avant la venue et l'équipe prévenue si un créneau doit être modifié.
Rappel, confirmation, documents à apporter.
Mission, rapport attendu, échéance.
Intervention, devis, facture, photo terrain.
Planning visible, urgences, annulations.
Un canal Telegram
pour informer l'agent général
en déplacement.
Quand l'équipe est hors bureau, les alertes, synthèses, rapports et demandes de validation transitent dans un canal Telegram sécurisé et limité aux informations autorisées.
Le collaborateur terrain dicte ou envoie un résumé, une photo ou un document. Il est rattaché au dossier automatiquement.
L'agent général reçoit une synthèse : contexte, pièce, risque, action proposée, décision attendue.
Chaque matin ou soir : entrées, dossiers bloqués, relances, rendez-vous, documents reçus, anomalies.
Transmission structurée au bon service : sinistre, production, réclamation, comptabilité, conformité.
Les documents sensibles doivent être
contrôlés, signés et archivés
avec une preuve exploitable.
Une couche de confiance documentaire couvre les trois angles : détection de fraude possible, signature électronique encadrée, et dossier de preuve exportable.
Réception, lecture, contrôle, validation, signature, relance, archive et utilisateur responsable.
Aucun changement sensible : RIB, contrat, indemnisation, rejet, identité sans contrôle.
Journal horodaté exportable pour prouver ce qui a été reçu, demandé, validé et transmis.
Contrats, sinistres, avenants, réclamations
et partenaires
dans une même logique de suivi.
Une vision claire des dossiers est maintenue : ouverture, documents attendus, personnes impliquées, prochaines actions, relances, blocages, décisions et clôture.
Complète vos outils existants
au lieu de les remplacer.
L'approche recommandée consiste à connecter le système à la messagerie, à la GED, aux dossiers partagés et aux outils métier autorisés. Pour un SI interne, le bon modèle est un provider d'intégration contrôlé.
Si une API ou un webservice autorisé existe : recherche client, rattachement contrat/sinistre, création d'événement, ajout de pièce, statut de confirmation.
Si aucune API n'est disponible : saisie assistée dans l'interface existante, avec validation humaine, captures de preuve et journal d'exécution.
Si l'écriture automatique est refusée : le système prépare résumé, champs, documents, nommage, relance et fiche d'action à copier ou importer.
Les données assurance sont sensibles.
Pensé pour un déploiement maîtrisé.
Contrats, pièces d'identité, RIB, sinistres, santé possible, données financières et échanges clients exigent une architecture prudente : droits, chiffrement, journalisation, minimisation et validation.
Données sous contrôle du client.
Déploiement possible dans votre périmètre.
Droits selon responsabilité.
Historique complet des actions.
Commencer par un flux réel :
un mail, une pièce, une relance, un dossier.
La meilleure démonstration consiste à prendre un processus concret de l'agence et à montrer ce qui peut être automatisé dès la première phase.
Identifier les 3 flux les plus coûteux : mail, WhatsApp, pièces, relances, RDV.
Types de dossiers, documents attendus, règles de validation, canaux.
Traitement d'un cas réel : réception, extraction, relance, rapport.
Mode assisté avec validation humaine, mesures et ajustements.
Connexion progressive : mail, WhatsApp, Telegram, GED, outil métier.
Un client envoie une demande auto avec carte grise et kilométrage par WhatsApp. Le système rattache au contrat, vérifie les pièces, prépare l'avenant, relance le justificatif manquant et informe l'agent général.
Temps de traitement, nombre de ressaisies évitées, pièces manquantes détectées, relances envoyées, dossiers débloqués, erreurs évitées et validations tracées.
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