Trop de mails non traités
Vos équipes passent leur matinée sur la messagerie au lieu de travailler.
Un collaborateur qui gère ses mails à la main perd en moyenne 2h30 par jour sur cette seule tâche. Multiplié par une équipe de 5, c'est une personne à temps plein qui ne fait que répondre à des e-mails.
passées à lire et répondre aux e-mails en moyenne
soit plus d'une journée entière par semaine perdue sur la messagerie
de la semaine de travail consacrée aux e-mails chez les travailleurs du savoir
e-mails reçus par jour en moyenne dans une entreprise
Ce que ça coûte réellement
Sur une équipe de 5 personnes à 35h/semaine, 28% du temps e-mail représente 49 heures collectives perdues par semaine — l'équivalent d'un poste à plein temps uniquement dédié à la messagerie.
Chaque interruption mail met en moyenne 23 minutes pour retrouver sa concentration (University of California). Une équipe qui reçoit 50 mails par jour perd potentiellement des heures de travail profond par personne.
Les mails traités à la va-vite génèrent des erreurs : mauvais classement, pièce jointe oubliée, réponse incomplète. Ces erreurs se paient en temps de correction et en relations client dégradées.
Les signes que ce problème
est actif dans votre structure
Boîte de réception avec des centaines de messages non lus
Documents arrivés par mail jamais retrouvés ensuite
Pièces jointes classées à la main dans des dossiers Windows
Mails de clients sans réponse pendant 24 à 48h
Gestionnaires qui commencent chaque journée à 'vider leur boîte'
Impossible de déléguer sans perdre le fil des échanges
Aryamy surveille votre messagerie et agit à votre place.
Aryamy se connecte à votre boîte mail (Outlook, Gmail, IMAP) et prend en charge le travail répétitif — identification des expéditeurs, extraction des pièces jointes, rattachement au bon dossier, préparation des réponses — sans que vous ayez à toucher un seul mail.
Capture automatique de chaque mail entrant
Aryamy lit chaque e-mail à l'arrivée, identifie l'expéditeur, extrait les pièces jointes et détermine le dossier client concerné. Aucune action n'est requise de votre côté.
Pièces jointes classées sans ressaisie
Chaque document joint est identifié (contrat, facture, attestation, CNI…), renommé selon vos conventions et classé dans le bon dossier de la GED automatiquement.
Brouillons de réponse préparés
Pour les mails qui demandent une réponse, Aryamy prépare un brouillon adapté au contexte du dossier. Vous relisez, vous envoyez — ou vous automatisez entièrement pour les accusés de réception.
Historique complet par dossier
Chaque échange est archivé et rattaché au bon client. Retrouvez n'importe quel mail ou pièce jointe en deux secondes, même un an après, par le nom du client ou le dossier.