Dossiers incomplets & pièces manquantes
Chaque dossier incomplet bloque un client, une décision, un encaissement.
Un dossier incomplet ne se voit pas dans une boîte mail. Il se voit quand le client rappelle pour savoir où en est son dossier, quand le paiement est bloqué en attente d'un justificatif, ou quand le prestataire ne peut pas intervenir faute d'autorisation. À chaque fois, c'est du temps perdu — pour vous et pour votre client.
des employés affirment que la désorganisation documentaire perturbe leur capacité à travailler efficacement
des documents manquent ou sont perdus dans les processus d'entreprise
des documents restants sont classés dans le mauvais dossier
des organisations ont déjà fait face à des sanctions ou litiges liés à une mauvaise gestion documentaire
Ce que ça coûte réellement
Un sinistre sans constat, un crédit sans relevé de compte, un devis sans KBIS — le dossier ne peut pas avancer. Le client attend, il rappelle, il s'impatiente. Et vous passez du temps à gérer son insatisfaction plutôt que son dossier.
Quand on ne sait pas ce qui manque exactement, on improvise une relance. Parfois on redemande une pièce déjà fournie. Parfois on oublie d'en demander une. Le client perd confiance, vous perdez du temps.
Dans les métiers du courtage, de l'assurance ou de l'immobilier, un dossier incomplet = un encaissement retardé. Chaque semaine de délai a un coût de trésorerie direct.
Les signes que ce problème
est actif dans votre structure
Clients qui relancent avant vous pour savoir où en est leur dossier
Gestionnaires qui rouvrent un dossier et ne savent pas ce qui manque
Relances envoyées pour des pièces déjà reçues mais mal classées
Dossiers bloqués en attente depuis plusieurs semaines sans alerte
Aucune vue consolidée des dossiers incomplets par équipe
Checklists de pièces gérées sur papier ou dans Excel
Aryamy sait ce qui manque avant que vous le demandiez.
Aryamy compare en temps réel les pièces reçues avec la checklist attendue pour chaque type de dossier. Il détecte les manquants à l'arrivée, prépare les relances adaptées et suit la réception jusqu'à complétion — sans que vous ayez à vérifier manuellement.
Checklists automatiques par type de dossier
Pour chaque type de dossier — sinistre, avenant, dossier locataire, dossier de crédit — Aryamy sait quelles pièces sont attendues. Il vérifie automatiquement à chaque document reçu.
Détection immédiate des pièces manquantes
Dès qu'un dossier est ouvert ou mis à jour, Aryamy identifie ce qui manque. Vous voyez en un coup d'œil l'état exact de chaque dossier : reçu, manquant, en attente, expiré.
Relances préparées sur le bon canal
La relance est rédigée automatiquement, adaptée au contexte du dossier et au canal de communication du client (e-mail ou WhatsApp). Vous la validez en un clic avant envoi.
Suivi jusqu'à réception complète
Aryamy suit chaque pièce manquante jusqu'à sa réception. Si la première relance reste sans réponse, la deuxième est planifiée à J+7. Si personne ne répond à J+15, l'escalade est déclenchée.