Documents introuvables
Vos équipes cherchent des documents au lieu de les utiliser.
Retrouver un contrat signé il y a 6 mois, une attestation envoyée par un client, une facture d'un prestataire — dans la plupart des entreprises, ça prend entre 15 minutes et une heure. Quand on sait que ça arrive des dizaines de fois par semaine, les chiffres deviennent alarmants.
perdues par employé à chercher des documents et à reformater des données
des documents deviennent définitivement perdus dans les entreprises
coût moyen pour retrouver un document mal classé
coût moyen pour reproduire un document définitivement perdu
Ce que ça coûte réellement
7,4 heures par semaine et par employé passées à chercher des documents, c'est presque une journée entière. Sur une équipe de 5, c'est l'équivalent d'un collaborateur qui ne fait que chercher — jamais trouver.
7,5% des documents deviennent définitivement perdus selon l'AIIM. Dans une entreprise qui gère 1 000 documents par mois, c'est 75 documents qui disparaissent — contrats, attestations, justificatifs — sans possibilité de retrouver trace.
Recontacter un client pour lui demander de renvoyer un document qu'il a déjà envoyé coûte en image, en temps et en relation client. Et reproduire un document perdu coûte en moyenne 220 € selon l'AIIM — sans compter les délais.
Les signes que ce problème
est actif dans votre structure
Dossiers Windows avec des noms de fichiers inconsistants (final_v2_FINAL.pdf)
Documents éparpillés entre e-mails, WhatsApp, dossiers partagés et postes individuels
Impossible de retrouver un document sans appeler le collègue qui l'a traité
Documents scannés stockés dans 'Mes documents' sans convention de nommage
Versions multiples du même fichier sans savoir laquelle est la bonne
Clients qui renvoient des documents qu'ils avaient déjà fournis
Aryamy classe chaque document au bon endroit, avec le bon nom, dès l'arrivée.
Aryamy lit chaque document entrant, identifie ce qu'il contient, retrouve le client et le dossier concernés, et le classe dans la bonne arborescence GED avec le bon nom de fichier — selon vos conventions métier, sans règle à configurer manuellement.
Classement automatique selon le type de document
Contrat, facture, attestation, CNI, RIB, constat — Aryamy reconnaît le type de pièce et applique les règles de classement correspondantes. Le document va au bon endroit, dans le bon sous-dossier.
Renommage selon vos conventions métier
Fini les 'document_final_v3.pdf'. Aryamy renomme chaque fichier selon vos patterns : {client}_{type}_{date}.pdf ou {numéro_dossier}_{type}. Cohérence garantie sur toute la GED.
Arborescence cohérente et prévisible
Chaque dossier client a la même structure. Chaque type de dossier a ses sous-dossiers. Retrouvez un document en quelques secondes, sans avoir besoin de savoir qui l'a traité.
Recherche instantanée dans toute la GED
Cherchez par nom de client, numéro de dossier, type de document ou date. Aryamy retrouve les documents en quelques secondes, même s'ils ont été classés il y a un an.